Emissor gratuito de CT-e e MDF-e: ainda existe?

O emissor gratuito de MDF-e da SEFAZ deixou de existir: a Secretaria da Fazenda de São Paulo o descontinuou em 01/10/2018 e o programa não pode mais ser baixado. Para o CT-e, a história é diferente: houve um emissor gratuito, repassado ao Sebrae-SP em 2017, mas ele atende a um perfil restrito e não cobre o MDF-e.

Este guia explica o que ainda existe, o que um emissor manual não faz, quais riscos ele traz e em que ponto vale migrar para um sistema.

O que aconteceu com o emissor gratuito de MDF-e

A SEFAZ-SP informa em seu portal que o emissor gratuito do MDF-e (versão 3.00) foi descontinuado em 01/10/2018 e que nenhuma nova versão foi desenvolvida. Quem já o tinha instalado podia continuar usando, até que mudanças nas regras de validação o impedissem de funcionar corretamente.

O comunicado da SEFAZ-MS, na mesma época, foi mais direto: o software de emissão do MDF-e deve ser desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte, e o Sebrae não fornece aplicativo de MDF-e. Ou seja, quem precisa de MDF-e hoje precisa de um programa próprio ou contratado.

E o emissor gratuito de CT-e?

Em 2017, a Fazenda paulista firmou acordo com o Sebrae para repassar o emissor gratuito de CT-e, que passaria a ser distribuído e atualizado pelo Sebrae-SP a partir de julho daquele ano. O mesmo comunicado afirmava que o emissor atendia a uma parcela de contribuintes, e não a todas as operações.

Como a informação oficial que consultamos é antiga, confirme a situação atual direto com o Sebrae ou com a SEFAZ do seu estado antes de contar com ela. Vale também checar se o emissor cobre o seu tipo de operação e a versão do leiaute exigida hoje.

O que o Portal do CT-e oferece

O Portal Nacional do CT-e é um canal de consulta e apoio, não um emissor. Entre os serviços listados estão consultar CT-e, consultar inutilização, consultar disponibilidade dos serviços e baixar o assinador e o visualizador de documentos fiscais. O portal do MDF-e segue a mesma lógica: relação de serviços web, validador de XML, download de XML e consulta de manifestos não encerrados.

Nenhum dos dois portais apresenta um emissor gratuito de MDF-e. Os documentos precisam ser gerados e assinados por um programa do contribuinte e enviados ao ambiente autorizador.

O que um emissor manual não faz

Mesmo quando existe uma ferramenta gratuita, ela costuma resolver só a etapa de transmitir o documento. O resto do fluxo fica na mão de quem digita:

importar os dados da NF-e do cliente em vez de redigitar chaves e valores;
gerar e vincular o CIOT e o vale-pedágio à viagem, quando a operação exige;
enviar a averbação do seguro de carga (veja o texto sobre averbação do seguro de carga);
encerrar o MDF-e ao fim da viagem, sem depender de alguém lembrar;
guardar e localizar os XMLs por viagem, cliente e período.

Cada item sem automação vira uma tarefa manual por viagem. Com poucas viagens por semana, isso cabe no dia. Com volume, vira fila e atraso de faturamento.

Guarda do XML: quanto tempo

O Código Tributário Nacional dá a regra geral. O art. 173 fixa em cinco anos o prazo para a Fazenda Pública constituir o crédito tributário, e o parágrafo único do art. 195 manda conservar os livros obrigatórios e os comprovantes dos lançamentos até que ocorra a prescrição dos créditos tributários das operações a que se referem.

Na prática, a transportadora precisa ter os XMLs de CT-e e MDF-e acessíveis por pelo menos cinco anos, e pode precisar de mais tempo em caso de fiscalização ou discussão em andamento. Guardar arquivos soltos no computador, sem cópia, é o jeito mais comum de perder essa prova.

Os riscos de operar no manual

Rejeição: o autorizador recusa o documento por erro de dado, regra de validação ou leiaute desatualizado. O caminhão carregado espera enquanto alguém descobre o motivo. A consulta de rejeições de CT-e e MDF-e ajuda a achar a causa.
Digitação: placa, CPF do motorista, chave de NF-e e valores digitados à mão erram com frequência, e o erro só aparece depois de emitido.
Certificado digital: se vence ou fica na máquina de uma pessoa só, a emissão para. Sem controle de validade, o problema aparece no pior momento.
Atualização: o programa gratuito depende de quem o mantém. O caso do MDF-e mostra o que acontece quando a manutenção acaba.

O passo a passo da emissão está em o caminho do CT-e até a SEFAZ, e o conceito do manifesto, em o que é MDF-e.

Quando migrar para um sistema

Não existe um número mágico de documentos. Os sinais mais úteis são práticos:

a emissão depende de uma pessoa, e a operação para quando ela falta;
o mesmo dado é digitado em mais de um lugar;
há MDF-e sem encerrar e CT-e rejeitado sem responsável;
a conferência de CIOT, pedágio e seguro é feita em planilha;
achar um XML antigo leva mais de alguns minutos.

Se vários desses itens já aparecem, leia os sinais de que a transportadora estourou a planilha. Para quem está começando a comparar, há o texto sobre sistema para transportadora pequena e o guia para como escolher um TMS.

A opinião da Growth Log

Na nossa visão, o emissor gratuito resolve o problema errado. O difícil na operação fiscal do transporte não é transmitir o XML, e sim garantir que o dado certo chegue ao documento certo, no momento certo, sem retrabalho.

Para uma transportadora que emite poucos documentos por mês, uma ferramenta simples pode bastar, desde que alguém controle certificado, encerramento e guarda. Quando o volume cresce, o custo escondido passa a ser a hora de quem digita, e esse custo costuma superar o de um sistema.

Como um TMS ajuda

No Growth Log, o CT-e e o MDF-e saem da própria viagem, com os dados da NF-e já importados, CIOT, vale-pedágio e averbação ligados ao mesmo registro e XMLs guardados por viagem. Veja o módulo de documentos fiscais ou agende uma demonstração.

Perguntas frequentes sobre emissor gratuito de CT-e e MDF-e

Ainda existe emissor gratuito de MDF-e? Não da SEFAZ. O emissor da SEFAZ-SP foi descontinuado em 01/10/2018 e não pode mais ser baixado.

O Sebrae emite CT-e gratuitamente? Em 2017, o emissor de CT-e foi repassado ao Sebrae-SP. Confirme com o Sebrae e com a SEFAZ do seu estado se ele ainda atende a sua operação, pois o Sebrae não fornece emissor de MDF-e.

Por quanto tempo guardar o XML do CT-e e do MDF-e? O CTN manda conservar os comprovantes até a prescrição dos créditos tributários, cujo prazo de constituição é de cinco anos (arts. 173 e 195).

Posso emitir MDF-e sem sistema? É preciso um programa de emissão, próprio ou contratado, que assine o documento com certificado digital e o envie ao autorizador. Os portais oficiais oferecem consulta e apoio, não emissão.

Fonte: SEFAZ-SP, página Emissor MDF-e (portal.fazenda.sp.gov.br); SEFAZ-MS, comunicados de 2017 e 2018 sobre os emissores gratuitos de CT-e e MDF-e; Portal Nacional do CT-e (cte.fazenda.gov.br); Portal do MDF-e (dfe-portal.svrs.rs.gov.br/Mdfe); Lei 5.172/1966 (CTN), arts. 173 e 195 (planalto.gov.br).