Diária de motorista: o que é, quem define o valor e como contar por viagem

Fim do mês, o RH abre a planilha de diárias e começa a conferir motorista por motorista. Um saiu na segunda e voltou na quarta, outro dormiu na doca esperando descarga, um terceiro fez bate-volta e jura que pernoitou. Cada linha vira uma conversa, e a folha fecha com o número que sobreviveu à discussão.

O problema não é só o tempo perdido. Diária contada de cabeça gera pagamento a mais para uns, a menos para outros, e deixa a empresa sem prova de que aquela verba era de fato indenização de viagem. É exatamente essa prova que a fiscalização e a Justiça do Trabalho pedem quando alguém questiona.

Este guia explica o que é a diária de motorista, de onde vem a obrigação, por que ela não entra na base de INSS e FGTS e como contar quantas diárias cada viagem gera. Termos como CCT, MDF-e e pernoite estão explicados no Glossário da Logística.

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O que é diária de motorista

Diária de motorista é o valor que a transportadora paga ao empregado para cobrir alimentação e pernoite quando ele está em viagem a serviço, fora da base. Ela existe porque o motorista não come nem dorme em casa por causa do trabalho, e não é justo que ele banque essa despesa com o salário.

Em termos simples: salário paga o trabalho, diária paga o custo de estar longe para trabalhar. Essa distinção é o que sustenta todo o tratamento trabalhista e tributário que vem a seguir.

Vale um recorte: este texto trata do motorista empregado. Para o agregado e o TAC a lógica é outra, porque ali existe contrato de frete e não folha de pagamento, como explicamos em CLT, agregado ou TAC.

De onde vem a obrigação: a convenção coletiva da sua base

Nenhuma lei federal fixa o valor da diária do motorista de caminhão. Quem define se ela é devida, quanto vale e em quais condições é a convenção coletiva de trabalho (CCT) negociada entre o sindicato patronal e o sindicato dos trabalhadores da sua região.

E as convenções mudam bastante de uma base para outra. Algumas pagam valor fixo por dia de viagem, outras trabalham com reembolso de refeição e hospedagem contra nota fiscal até um teto, outras criam meia diária para deslocamentos sem pernoite.

Um exemplo real ajuda a enxergar isso. A CCT 2025/2027 entre o SETCESUL e o Sindicato dos Trabalhadores em Transportes Rodoviários de Pelotas (RS), registrada no Mediador sob o número MR052425/2025, adota o modelo de reembolso: a empresa adianta o valor da viagem e ressarce as despesas comprovadas por nota ou recibo até um limite por dia viajado de 24 horas.

A mesma convenção separa a viagem de menos de 24 horas, com reembolso por refeição (café, almoço e janta), e só paga hospedagem quando o caminhão não tem sofá-cama. Ela ainda prevê revisão das cláusulas econômicas em maio de 2026, por isso não reproduzimos valores aqui: número de diária envelhece a cada data-base.

Para achar a convenção que vale para a sua empresa, consulte o sistema Mediador do Ministério do Trabalho e Emprego, onde os instrumentos coletivos são registrados. Procure pelo seu sindicato patronal e pela base territorial onde os motoristas estão lotados.

Tabela de diária de motorista: por que não existe uma nacional

Muita gente procura uma “tabela de diária de motorista” única para o Brasil. Ela não existe, justamente porque o valor nasce na negociação coletiva de cada base, e qualquer tabela genérica publicada na internet pode estar errada para a sua região ou desatualizada.

O que existe, e deve existir, é a tabela interna da sua transportadora, construída a partir da CCT aplicável. Ela precisa responder, por escrito:

• Quais situações geram diária: pernoite fora da base, refeição em viagem, deslocamento acima de certa distância ou duração.
• Quanto vale cada situação: o valor da convenção e, se houver, o acordo individual acima dele.
• Como se conta a fração de dia: saída à tarde, retorno de manhã, espera em doca que atravessa a noite.
• Qual o modelo: valor fixo sem comprovante ou reembolso contra nota até um teto.
• Quando se paga: antecipado na saída, no acerto ou na folha do mês.

Natureza jurídica: diária é indenização, não salário

Desde a Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017), o artigo 457, parágrafo 2º, da CLT diz que as diárias para viagem, “ainda que habituais”, não integram a remuneração, não se incorporam ao contrato e não são base de encargo trabalhista ou previdenciário. Isso vale independentemente do valor.

Antes da reforma, a regra previdenciária era outra: a Lei 8.212/1991 fazia a diária integrar o salário de contribuição quando o total passava de 50% da remuneração mensal. Esse limite foi revogado em 2017, e ainda aparece em material antigo que circula por aí.

O cuidado está na palavra “diária”. O artigo 9º da CLT declara nulo o ato feito para desvirtuar a lei, e uma diária paga todo mês no mesmo valor, sem viagem que a justifique, tende a ser lida como salário disfarçado. A proteção da empresa não é o nome da rubrica, é a ligação entre cada diária e uma viagem real.

Diária sem viagem registrada por trás é só salário com outro nome, e o passivo vem junto.

Diária de motorista tem INSS, FGTS e IRRF?

INSS: não incide. A Lei 8.212/1991, artigo 28, parágrafo 9º, alínea “h”, exclui “as diárias para viagens” do salário de contribuição, e o artigo 22, parágrafo 2º, estende a exclusão à contribuição da empresa.

FGTS: também não incide. A Lei 8.036/1990, artigo 15, parágrafo 6º, retira da base do FGTS as parcelas listadas naquele mesmo parágrafo 9º da Lei 8.212.

IRRF: aqui a regra tem condições próprias. A Lei 7.713/1988, artigo 6º, inciso II (reproduzida no artigo 35, inciso I, alínea “f”, do Regulamento do Imposto de Renda de 2018), isenta as diárias destinadas exclusivamente a alimentação e pousada, por serviço eventual realizado em município diferente do da sede de trabalho.

Para o motorista, cuja rotina é justamente viajar, a expressão “serviço eventual” merece conversa com o seu contador antes de definir o tratamento. O que não se discute: diária paga sem deslocamento para outro município, ou que cubra algo além de alimentação e pousada, não se encaixa na isenção.

Na folha, isso se traduz em rubrica cadastrada com as incidências certas no eSocial. Classificar errado contamina a base de INSS e FGTS, tema que aprofundamos em jornada e folha do motorista depois da ADI 5322.

Diária, adiantamento e reembolso não são a mesma coisa

As três palavras aparecem juntas no dia a dia e costumam ser tratadas como sinônimos. Não são, e misturar as três é o que bagunça a folha.

• Diária: valor por dia ou por pernoite, definido pela convenção ou pela política da empresa, que cobre alimentação e estadia do motorista.
• Adiantamento: dinheiro entregue antes da viagem para custear despesas da rota. É antecipação, não verba nova: precisa ser acertado na volta.
• Reembolso: devolução de uma despesa da empresa que o motorista pagou do bolso (diesel fora da rede, chapa, pedágio avulso), sempre contra comprovante.

Diesel e chapa são custo da viagem, não diária, e nunca deveriam entrar na mesma linha. O ciclo completo de adiantamento, despesas e fechamento está no nosso guia de acerto de viagem.

Prestação de contas: o que guardar para provar a diária

No modelo de reembolso, a prova é a nota fiscal ou o recibo, como na convenção de Pelotas citada acima. Sem comprovante, não há ressarcimento, e o limite diário da CCT é o teto.

No modelo de valor fixo, o motorista não precisa apresentar nota de cada refeição. Mas a empresa precisa provar que a viagem aconteceu: data e hora de saída, destino, pernoite fora da base e retorno.

Essa prova já existe na operação, espalhada em programação, MDF-e e registro de jornada. O risco é a diária viver numa planilha separada que não conversa com nenhum desses documentos.

Como funciona diária de motorista na prática: quantas por viagem

A contagem depende da regra da sua CCT, mas quase sempre gira em torno de três marcos: saída da base, pernoite fora e retorno. A CLT ajuda a entender a lógica ao definir viagem de longa distância como aquela em que o motorista fica fora da base e de casa por mais de 24 horas (artigo 235-C, parágrafo 4º).

Três situações comuns mostram onde a conta costuma errar:

• Bate-volta sem pernoite: saiu às 5h, voltou às 21h. Dependendo da convenção, gera refeições avulsas ou meia diária, mas não diária de pernoite.
• Viagem de três dias com duas noites fora: se a convenção paga por pernoite, são duas diárias de pernoite, mais o que ela prever para as refeições do dia da volta. Contar “três diárias cheias” por reflexo é pagar a mais sem base.
• Espera na doca que vira noite: a descarga atrasou e o motorista dormiu no destino. Se a sua convenção paga por pernoite, essa noite extra gera diária, e é a que mais some quando ninguém registra a espera.

Viagens longas trazem um quarto caso: o repouso semanal fora da base. O artigo 235-D da CLT trata do descanso em viagens de mais de sete dias, e os dias parados longe de casa também precisam de regra clara de diária. As regras de tempo de direção e descanso estão no guia de jornada do motorista.

Nossa opinião: a diária tem de nascer da viagem

Na Growth Log, a posição é direta: diária que é digitada à mão no fim do mês está errada por construção. Não por má-fé de ninguém, mas porque ela é reconstruída de memória semanas depois, longe dos fatos que a justificam.

A viagem já sabe quando saiu, onde pernoitou e quando voltou. Se a diária for calculada a partir desses registros, ela fica certa, igual para todos os motoristas e defensável em qualquer questionamento. É também um custo real da rota, que precisa entrar no seu custo por quilômetro.

Como um TMS resolve a diária de motorista

O primeiro ganho é aposentar a planilha. No Growth Log, as diárias ficam numa grade por motorista e por dia, em poucos cliques: você marca os dias trabalhados e o sistema aplica o valor padrão da empresa e o acordo individual de cada motorista.

O segundo ganho é o pagamento. No Growth Log, as diárias marcadas viram títulos no Contas a Pagar, agrupados por lote, sem redigitação no financeiro. Cada dia pago fica registrado: se alguém perguntar por que aquele motorista recebeu seis diárias em março, a resposta está a um clique.

O terceiro é a coerência entre áreas. Operação, RH e financeiro olham o mesmo registro de dias pagos, e o RH deixa de conferir planilha linha por linha para auditar só as exceções. Veja como isso se encaixa no módulo de RH e motoristas.

Se as diárias da sua transportadora ainda dependem de planilha e de memória no fim do mês, vale ver o cálculo funcionando com as suas viagens e a sua convenção. Agende uma demonstração.

Este texto faz parte do Guia do motorista: jornada, contratação e retenção, que reúne todos os artigos sobre o tema.