Cancelar CT-e: prazo de 168 horas e o que fazer quando não dá mais

O CT-e foi autorizado, mas a viagem não vai acontecer: o cliente desistiu, a carga não ficou pronta ou o documento saiu para o tomador errado. Dá para cancelar? Em quanto tempo? E se o caminhão já saiu?

As regras de cancelamento do CT-e estão no Ajuste SINIEF 9/2007, a norma que criou o conhecimento eletrônico. Este guia explica o prazo, as condições e o que fazer quando o cancelamento não é mais possível.

O prazo: 168 horas

Pela cláusula décima quarta do Ajuste SINIEF 9/2007, depois da autorização de uso, o emitente pode pedir o cancelamento do CT-e em prazo não superior a 168 horas, ou seja, 7 dias, desde que a prestação do serviço de transporte não tenha começado.

As duas condições valem juntas. Dentro das 168 horas, mas com a viagem iniciada, o cancelamento não cabe. Antes de iniciar, mas depois das 168 horas, também não.

Como o cancelamento é feito

• O pedido de cancelamento é transmitido pelo emitente à mesma SEFAZ que autorizou o CT-e.
• Cada pedido corresponde a um único CT-e.
• O pedido é assinado com certificado digital ICP-Brasil do emitente.

Na prática, o emissor de CT-e da transportadora envia o evento de cancelamento com a justificativa, e a SEFAZ devolve a homologação ou a rejeição.

CT-e com carta de correção não se cancela

Pelo parágrafo 7º da mesma cláusula, o CT-e que já recebeu carta de correção eletrônica não pode ser cancelado. Se o erro exige cancelar, a correção não deve ser feita antes.

O CT-e está em um MDF-e?

Se o CT-e foi incluído num MDF-e, a SEFAZ costuma rejeitar o cancelamento enquanto o manifesto estiver ativo. A ordem é resolver o MDF-e primeiro: cancelar, se o transporte não começou e ainda está no prazo do manifesto, ou encerrar.

O MDF-e tem prazo próprio de cancelamento, bem mais curto: 24 horas da autorização, também sem a viagem ter começado. Os detalhes estão no texto sobre encerramento do MDF-e.

E quando já não dá para cancelar?

Passadas as 168 horas, ou com a viagem iniciada, o CT-e não se cancela. O caminho depende do erro:

• Erro que não muda valor, partes ou data: carta de correção eletrônica. Veja o texto sobre carta de correção do CT-e.
• Valor a menor: CT-e complementar. Veja o texto sobre CT-e complementar.
• Valor a maior, tomador errado ou serviço em desacordo: evento de desacordo do tomador e CT-e substituto, conforme o caso. Veja o texto sobre desacordo de CT-e.

Cada caminho tem regra própria. O erro mais caro é tentar resolver um caso com o instrumento do outro, como usar carta de correção para mudar valor.

Cancelar não é apagar

O CT-e cancelado continua existindo na SEFAZ, com a situação de cancelado. Ele precisa ser guardado no arquivo digital como os demais documentos, e o seu número não volta para a sequência.

Se o número foi pulado sem nunca ter sido autorizado, o caso é outro: inutilização de numeração, que também se faz pelo emissor.

Checklist antes de cancelar

• Confirme que a viagem não começou.
• Confira se ainda está dentro das 168 horas da autorização.
• Verifique se não há carta de correção registrada no CT-e.
• Verifique se o CT-e está em algum MDF-e e resolva o manifesto antes.
• Avise o tomador, que pode ter escriturado ou programado o pagamento.
• Registre o motivo do cancelamento para a conferência do faturamento.

A opinião da Growth Log

Na nossa visão, o cancelamento de CT-e quase sempre denuncia um problema anterior: o documento foi emitido antes da hora. Quando o CT-e sai só com a carga conferida e a viagem confirmada, os cancelamentos caem muito.

E quando o cancelamento é inevitável, ele precisa refletir no faturamento e no MDF-e na mesma hora. CT-e cancelado que continua no contas a receber vira cobrança indevida.

Como um TMS ajuda

No Growth Log, o CT-e fica ligado à viagem, ao MDF-e e ao faturamento, e o sistema mostra o que precisa ser resolvido antes do cancelamento. Veja o módulo fiscal e de documentos ou agende uma demonstração.

Perguntas frequentes sobre cancelamento de CT-e

Qual o prazo para cancelar um CT-e? Até 168 horas da autorização de uso, desde que a prestação do serviço não tenha começado, pela cláusula décima quarta do Ajuste SINIEF 9/2007.

Posso cancelar o CT-e depois que a viagem começou? Não. Iniciada a prestação, o cancelamento não é admitido, mesmo dentro das 168 horas.

Por que a SEFAZ rejeitou o cancelamento do CT-e? Um motivo comum é o CT-e estar vinculado a um MDF-e ativo. Resolva o manifesto antes.

O que fazer quando não dá mais para cancelar? Usar carta de correção, CT-e complementar ou desacordo com CT-e substituto, conforme o erro.

Fonte: Confaz, Ajuste SINIEF 9/2007, cláusulas décima quarta e décima sétima, com as alterações posteriores.