Tomador do frete: o que é e quem paga no CT-e

O caminhão já entregou, o financeiro manda a fatura e o cliente devolve: “esse frete não é meu, quem paga é o comprador”. Você abre o CT-e e lá está o remetente marcado como tomador, porque o emissor repetiu o que fazia em todas as outras viagens.

O erro parece pequeno, mas o tomador do CT-e decide quem recebe a cobrança, quem pode usar o crédito de ICMS e qual CFOP vale para a prestação. E quando ele está errado, a carta de correção não resolve.

Este guia explica, com a regra do MOC do CT-e e do Ajuste SINIEF 09/07, quem é remetente, expedidor, recebedor, destinatário e tomador, como preencher o campo do tomador e o que fazer quando ele sai errado. Para as siglas do caminho, consulte o Glossário da Logística.

O CT-e voltou com rejeição de tomador? Use a consulta de Rejeição de CT-e e MDF-e: digite o código e veja a mensagem oficial, a causa e o caminho de correção.

O que é o tomador do CT-e?

O tomador do CT-e é quem contrata e paga o serviço de transporte. É contra ele que a transportadora emite a cobrança, e é ele que guarda o CT-e e, sendo contribuinte, pode aproveitar o crédito do ICMS do frete.

O tomador não é um sexto personagem da operação. Em geral ele é um dos quatro que já aparecem no documento, e o CT-e só aponta qual deles paga. Quando quem paga é outra empresa, ele entra como “outros”.

Os cinco papéis no CT-e, um por um

O Ajuste SINIEF 09/07 e o leiaute do MOC 4.00 definem os papéis assim, cada um com grupo próprio no XML.

Remetente: quem envia a mercadoria, normalmente o emitente da NF-e da carga.
Expedidor: pela cláusula segunda do Ajuste, “aquele que entregar a carga ao transportador” para fazer o transporte. Só aparece quando a coleta não acontece no remetente.
Recebedor: “aquele que deve receber a carga do transportador”. Só aparece quando a entrega não acontece no destinatário.
Destinatário: quem é o destino da mercadoria, normalmente o destinatário da NF-e.
Tomador: quem contrata e paga o frete, indicado por um código.

Na subcontratação e no redespacho, a cláusula terceira ajusta os conceitos. O expedidor passa a ser “o transportador ou remetente” que entrega a carga, e o recebedor é quem recebe a carga do transportador subcontratado ou redespachado.

Como funcionam os campos toma3 e toma4

No leiaute do CT-e, o tomador é informado em um de dois grupos. O toma3 aponta um papel que já está no documento, e o toma4 traz os dados completos de um terceiro.

0: remetente (toma3).
1: expedidor (toma3).
2: recebedor (toma3).
3: destinatário (toma3).
4: outros (toma4), com CNPJ ou CPF, inscrição estadual, nome e endereço próprios.

Ao lado dele vem o indIEToma, que diz se o tomador é contribuinte do ICMS (1), isento de inscrição (2) ou não contribuinte (9). As regras de validação do MOC alertam que, se o tomador não for contribuinte naquela prestação, o indicador deve ser 9 mesmo que a empresa tenha inscrição estadual.

Exemplos práticos: quem é quem em cada operação

Venda CIF simples

Indústria A (Campinas/SP) → caminhão → Loja B (Curitiba/PR). A indústria vende com frete incluso e contrata a transportadora.

Remetente é a indústria, destinatário é a loja, não há expedidor nem recebedor. O tomador é o remetente: código 0.

Venda FOB

Indústria A (SP) → caminhão → Distribuidora C (Goiânia/GO), que contratou o frete. Os papéis de remetente e destinatário não mudam.

O que muda é quem paga: o tomador é o destinatário, código 3. É aqui que o emissor no automático erra.

Coleta em armazém ou operador logístico

Indústria D (Uberlândia/MG) é dona da mercadoria → estoque no Operador E (Cajamar/SP) → caminhão → Cliente F (Recife/PE). A NF-e é da indústria, mas o caminhão encosta no armazém do operador.

Remetente é a indústria, expedidor é o operador logístico, destinatário é o cliente. Se a indústria paga, o código é 0; se o próprio operador contrata o frete, é 1.

Atenção ao ICMS: a prestação começa em SP, onde a carga foi coletada, e não em MG. Mais detalhes em transportadora que armazena.

Entrega em CD ou terminal

Indústria A (SP) → caminhão → CD do Operador G (Cabo de Santo Agostinho/PE) → depois segue para a Rede H (Recife/PE). O destinatário da nota é a rede, mas quem assina o canhoto do seu caminhão é o CD.

Remetente é a indústria, recebedor é o CD, destinatário é a rede. Se o CD contratou o frete, o tomador é 2. A mesma lógica vale para o terminal portuário que recebe a carga de exportação.

Redespacho

Indústria A (SP) → Transportadora 1 até o terminal dela em Salvador → Transportadora 2 faz a última perna até o cliente em Feira de Santana/BA. Aqui existem dois CT-e.

No CT-e da Transportadora 2, o expedidor é a Transportadora 1, que entregou a carga, e é ela quem paga o redespacho. As regras de validação exigem que o CNPJ base do tomador seja o mesmo do emitente do documento anterior informado no grupo docAnt. O passo a passo dos tipos de serviço está em subcontratação e redespacho, e a ferramenta Quem emite o quê na subcontratação mostra a cadeia completa.

Frete pago por terceiro

Exportador I (Sorocaba/SP) vende pela Trading J → caminhão → Terminal K (Santos/SP). A trading negociou a logística e paga o frete, mas não é remetente, destinatário, expedidor nem recebedor.

Esse é o caso do código 4, com a trading no toma4. Um cuidado: se o terceiro for outra transportadora, contribuinte e emissora de CT-e, a SEFAZ recusa o tipo de serviço normal (rejeição 746), porque aquilo é subcontratação.

Por que errar o tomador custa caro

Cobrança errada. O título nasce contra quem não contratou, o cliente recusa e o frete entra na fila de pendências. É o começo de muita inadimplência de frete que, no fundo, é erro de cadastro.

ICMS e crédito no lugar errado. Pela Lei Complementar 87/96, o ICMS do transporte é devido onde a prestação começa. Confundir remetente com expedidor desloca a UF de início, e o crédito do imposto fica com quem não pagou o frete.

CFOP incoerente. Os CFOP de prestação de transporte mudam conforme quem toma o serviço: estabelecimento industrial, comercial, produtor rural, não contribuinte. Tomador errado arrasta o CFOP junto.

Rejeição na hora de emitir. Tomador marcado como expedidor sem o grupo do expedidor gera a rejeição 461 (o mesmo vale para 460, 462 e 463), e IE incoerente com o indIEToma gera 481 ou 482. Veja onde cada validação acontece no caminho do CT-e até a SEFAZ.

Briga de faturamento. O cliente certo não tem CT-e em nome dele, o errado não paga, e o financeiro fica com um documento que ninguém reconhece.

O que a carta de correção corrige e o que não corrige

A cláusula décima sexta do Ajuste SINIEF 09/07 permite a CC-e para erros em campos específicos, observado o artigo 58-B do Convênio SINIEF 06/89. Esse artigo veda corrigir as variáveis que determinam o valor do imposto, os dados cadastrais que impliquem mudança do emitente, tomador, remetente ou destinatário, e a data de emissão ou de saída.

O MOC traduz isso numa lista de campos que a SEFAZ recusa na carta (rejeição 681). Entre eles estão o código do tomador no toma3, o CNPJ, CPF e IE do toma4, do remetente e do destinatário, valores da prestação, campos de ICMS e a chave da NF-e.

Expedidor e recebedor não estão nessa lista. Mas se um deles for o tomador, trocar o CNPJ dele é trocar o tomador, e aí a vedação do artigo 58-B vale do mesmo jeito.

Também não dá para usar a CC-e como curinga: CT-e com carta de correção não pode mais ser cancelado.

Quando precisa de CT-e de substituição

Se a prestação não começou e o CT-e tem até 168 horas, o caminho mais limpo é cancelar e emitir de novo. Passou disso, ou o caminhão já saiu, o tomador errado se resolve pela cláusula décima sétima-A do Ajuste.

O tomador indicado no CT-e original registra o evento de prestação de serviço em desacordo, em até 45 dias da autorização.
A transportadora emite o CT-e de substituição em até 60 dias, com o indicador de alteração de tomador.
O novo tomador precisa ter aparecido no CT-e original como remetente, destinatário, expedidor ou recebedor, ou ser outro estabelecimento de uma dessas empresas na mesma UF do tomador original.
Cada CT-e só pode ser substituído uma vez, e o substituto não pode ser cancelado.

O limite que pega muita gente: a substituição não troca o CNPJ do remetente, do destinatário, do expedidor nem do recebedor, nem a UF de início e de fim. Papel errado nesses campos precisa ser evitado antes da emissão, porque depois não há rito simples para consertar.

E um lembrete importante: o CT-e de anulação não existe mais. O Ajuste SINIEF 31/22 retirou essa etapa do rito a partir de abril de 2023, e o MOC 4.00, em produção desde junho de 2023, eliminou o tipo. O efeito no contas a receber está em CT-e cancelado ou substituído.

Na prática: onde o erro nasce

O tomador quase nunca erra por desconhecimento da regra, e sim porque a informação de quem paga mora no e-mail do comercial.

O caso clássico é o cliente que compra CIF de um fornecedor e FOB de outro. O cadastro do cliente não basta, porque quem paga é uma condição de cada negócio, não de cada CNPJ.

Nossa opinião: tomador não é campo para o emissor decidir. Ele precisa vir do acordo comercial, e o fiscal só confirma.

Como um TMS acerta o tomador antes de transmitir

Um bom TMS amarra o tomador à negociação, não à memória de quem digita. Os locais de coleta e entrega da viagem viram expedidor e recebedor quando diferem do remetente e do destinatário da nota.

No Growth Log, o tomador vem do acordo de frete fechado com o cliente e o CT-e sai em poucos cliques a partir da viagem, já com remetente, expedidor, recebedor e destinatário preenchidos pela programação. Divergências de inscrição estadual e de papel aparecem antes da transmissão, quando ainda custam zero.

No Growth Log, a tabela de frete aparece ao lado do cliente já na programação, então quem monta a viagem vê na hora se aquele negócio é CIF ou FOB e quem vai receber a fatura. Veja o módulo Fiscal e Documentos e o básico do documento em o que é CT-e.

Para fechar o CT-e sem erro: veja também os guias de frete CIF e FOB, CFOP de transporte no CT-e e ICMS no CT-e.

Este texto faz parte do Guia do CT-e e dos documentos fiscais, que reúne todos os artigos sobre o tema.

Perguntas frequentes

Quem é o tomador do frete?

É quem contrata e paga o transporte. Pode ser o remetente, o expedidor, o recebedor, o destinatário ou um terceiro, indicado no CT-e pelos códigos 0 a 4.

Qual a diferença entre remetente e expedidor no CT-e?

O remetente é quem envia a mercadoria, em geral o emitente da NF-e. O expedidor é quem entrega fisicamente a carga ao transportador, como um armazém ou outra transportadora, e só é informado quando é diferente do remetente.

Posso trocar o tomador por carta de correção?

Não. O artigo 58-B do Convênio SINIEF 06/89 veda a CC-e que mude o tomador, e o MOC lista o código do tomador entre os campos impedidos. O caminho é cancelar dentro do prazo ou usar o CT-e de substituição.

Quando usar o tomador “4 – outros”?

Quando quem paga não ocupa nenhum outro papel no CT-e, como uma trading que contrata a logística. Os dados completos dele vão no grupo toma4.

O CT-e de anulação ainda existe?

Não. Ele foi eliminado com o MOC 4.00, em produção desde junho de 2023. A correção de valores e de tomador segue pelo evento de prestação em desacordo e pelo CT-e de substituição.

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